Colaboraciones: Organizar Eventos (II Parte)

En la primera parte de esta publicación Organizar Eventos (I Parte) les hablamos de cuáles serian los principales pasos a considerar para organizar un evento, es bastante lo que se puede desglosar de esos primeros pasos y podrá variar de acuerdo al tipo de evento, al lugar donde se realice, lo que se espere lograr, el grupo organizador, entre otros. 

Pero qué pasa cuando ya esta cerca la fecha del evento, muchas personas no saben la ardua labor que conlleva organizar los días previos aún cuando ya se tenga un avance considerable en la organización como tal, en esta segunda parte de la publicación les hablo un poco sobre esto.

DÍA PREVIO AL EVENTO

Es recomendable tomar como referencia su cronograma de actividades y empezar hacer una especia de "lista de chequeo", para ir verificando que se tiene todo lo necesario y en los tiempos acordados, pero además de eso un poco de lo que deben considerar:

Con respecto a los Espacios:

FLISOL 2009 - Paraguaná

1.- Verificar que el espacio donde se realizará el evento se encuentre listo con el mobiliario correspondiente, decoración si la lleva, puntos de corriente activos, iluminación, telón en perfecto estado (si es el caso), conexiónes de red (de existir en el espacio). Baños, salones de talleres, espacios de charlas. En algunos casos no permiten ver el lugar el día previo, pero se debe tratar en lo posible que así sea, principalmente si el evento inicia en las primeras horas de la mañana.

2.- Tener los contactos (nombres y números de contacto) de las personas encargadas de las llaves del salón, baños y espacios a utilizar, encargados de la electricidad y limpieza del lugar. De ser posible hablar con ellos este día para cuadrar horas de llegada e inicio de las actividades.

3.- Confirmar la presencia de los encargados de Sonido y Video, esto en caso que se hayan tenido que buscar aparte de los espacios. De ser posible tenerlos este dia previo y probarlos en los espacios que correspondan. Conjuntamente con los equipos de computación a utilizar.

Con respecto a los Ponentes:

1.- De existir ponentes foráneos es preferible que todos estén en la ciudad del evento este día, y más aun si sus charlas son las primeras del evento. 

2.- Es importante verificar que todos los ponentes tengan completo el contenido a presentar en las charlas: presentaciones, videos, entre otros. Ademas de probarlos en los equipos, ya sea para verificar que se ejecutan correctamente como para saber que todos los complementos están instalados.

3.- Si los ponentes prefieren usar sus equipos al momento de dar las charlas, deben probarse con el video bean (proyector) y con cualquier otro periférico que se tenga dispuesto.

Nota: siempre es bueno tener algunos ponentes 'en banca', preferiblemente de la localidad y que estén dispuestos a dar sus charlas en caso que se presente algún inconveniente de ultima hora con los ponentes principales.-

Con respecto a los Participantes:

FLISOL 2009 - Paraguaná

1.- Si se va a entregar algún material a los participantes, se debe organizar la mayor parte o todo este día, para no estar organizándolo justo al momento de tener que entregarlo, verificar que los bolígrafos escriban, que los lapices tengan punta, si se van a entregar CDs que funcionen correctamente.

2.- Si se va entregar refrigerios en los recesos del evento, deben confirmar las horas en que se pueden buscar o que serán llevados (según sea el caso), tener a la mano los nombres de los encargados de esto. Aun cuando no se entreguen refrigerios, es importante tener por lo menos aguas para todos, ya que por lo general un evento dura como mínimo seis (6) horas.

3.- Si van hacer entrega de Certificados deberán verificar que cuenten con el material completo: cartulinas (en blanco o preimpresas), impresoras, tintas o toner, cables de red y USB según el tipo de impresora. Se debe probar que funcione correctamente en todos los equipos con los que cuenta la organización. Se deben tener a disposición toner adicionales o lugares de recarga 24 horas.

Nota: ninguno de estas tres criterios son obligatorios, esto no garantiza que un evento sea bueno o no, por lo menos para el que va realmente por el conocimiento, se pueden establecer las tres o solo una, dependiendo del dinero o patrocinio que se disponga.-

Es importante en lo posible, tener un plan B para TODO, que en caso de que algo falle, falte, no llegue, ocurra algo, se pueda solucionar rápidamente.

DÍA DEL EVENTO

Ha llegado el día, y si consideran que fue fuerte la organización este día lo será aun más, aqui lo que considero deben estar pendientes ese día:

Para los Organizadores:

1.- Es muy probable se haya dormido muy poco durante los días previos al evento, por lo que el cansancio estará presente; y esta no debe ser razón para desatender las actividades. Aunque crean que con todo lo que conlleva un evento no tendrán tiempo de darse cuenta de lo cansado que están. 

CICTAC 2005 - Parauaná

2.- Se deben tomar las cosas con calma porque pasará de todo lo que pueda pasar (Ley de Murphy), pero si se han tomado previsiones todo se podrá solucionar; si son personas que se estresan fácilmente, deben tener esto muy en cuenta y estar preparados mentalmente con anticipación.

3.- Aunque parezca poco creíble los participantes casi nunca se enteran de lo que pasa a su alrededor y es precisamente lo que se debe evitar (el participante nunca sabe que pasa tras los bastidores en una obra de teatro) esto ayuda a que no le consigan 'defectos' al evento aun cuando uno como organizador puede creer que todo esta saliendo diferente a lo planeado; ojo, tampoco es que no se van a enterar de nada, si hay una emergencia fuera de lo establecido se debe informar a todos los participantes.

4.- Estén seguros que como organizadores no van a tener oportunidad de ver ninguna charla, o video, o presentación pero no por eso significa que no les importa o que no están interesados en lo que están presentando, simplemente las actividades inherentes a la organización los mantendrán alejado. Por otro lado, si tienen un buen grupo colaborador pueden darse espacios para que todos puedan rotarse y ver algunas de las actividades, dependiendo de la responsabilidad que se tenga asignada.

5.- Esta es la mas importante, si el evento lo hicieron por sus propios medios, sin presiones, ni obligaciones, tienen el deber de disfrutarlo en su totalidad, lo bueno, lo no tan bueno, con stress o sin él, de la manera que sea. Es su momento de demostrar lo mucho que trabajaron para que se diera un evento de calidad.

Etapas del Evento

1.-  Llegada al lugar del evento: si siguieron el paso 1 con respecto a los espacios, simplemente deben llegar colocando los equipos, conectando la red (en caso de tenerla), organizando las áreas y asignando las tareas finales

FLISOL 2008 - Paraguaná

2.- Registro de Participantes: este paso no es del todo requerido, pero siempre va a ser importante llevar un registro de los asistentes al evento, principalmente para saber cual fue el numero de asistentes. Obviamente, si se pretende hacer una entrega de certificados se deben tener por lo menos los datos principales (nombre, apellido y cédula). Ademas solicitándoles correo electrónico, números de contacto, entre otros, puede servir para el envío de información luego de culminado el evento y para eventos a futuro.

3.- Entrega de Material: en caso que se tenga algún material para entregar, este es el momento adecuado ya que se tiene mejor control en el momento que están entrando al recinto y que han pasado por un sistema de registro. Es importante tratar que el material sea bastante estándar, de manera que si queda pueda usarse para otros eventos.

4.- Inicio del evento: es importante tener algún moderador dentro del recinto para que informe a los participantes, de las ponencias que se tenga, de los cambios que se realicen en los itinerarios, de las actividades en conjunto, entre otros. Por otro lado, en algunos casos resulta necesario tener a alguien asignado para colaborar con los ponentes en las conexiones de los equipos y los cambios necesarios para cada charla. En caso de tener actividades paralelas: talleres, demostraciones, exhibiciones, se deben promocionar en todo momento, tratando siempre que no queden vacíos los espacios

FLISOL 2009 - Paraguaná

5.- Primer ciclo de charlas (matutino):  Se deben cuadrar bien los tiempos no deberían haber mas de dos charlas en la sección de la mañana, ya que durante el tiempo de registro y organización de participante se invierte tiempo, ademas de si hay palabras de apertura, en la presentación del ponente, entre otras actividades. Luego de culminada la charlas siempre debe haber un espacio para el ciclo de preguntas, mas el tiempo que dure el ponente retirándose y recogiendo sus equipos en caso de haberlo usado. Si llega la hora del mediodía en una charla muchos participantes van a empezar a salirse y los que se queden llegaran mas tarde por lo que se descontrolarían las horas de inicio de la segunda parte del evento.

CNSL 2010 - Paraguaná

6.- Certificados: si se tiene pensado entregar certificados y el evento es de una solo día, deben preveer los tiempo para realizarlos, por eso coloco esto como siguiente paso porque ya para el momento que este terminando el primer ciclo de charlas, ya se deben tener listos por lo menos la mitad de los certificados. Si el evento es de dos días para la noche del primer día deberían tener listos todos los participantes que se inscribieron, para que el segundo día solo se hagan los adicionales.

7.- Segundo ciclo de charlas (vespertino): para la segunda parte del evento por lo general se tienen cuatro (4) horas en base a esto se deben cuadrar la cantidad de charlas, recordando siempre dejar tiempos para ciclos de charlas y cambios entre ponentes. Es bastante recomendable que la primera charla de este ciclo sea bastante amena, o que se realice alguna actividad (rifas, música, dinámicas,entre otros) que literalmente "despierte" a los participantes, ya que es una hora bastante pesada.

8.- Entrega de Refrigerios: en caso de que exista esta modalidad es importante organizar los espacios para que cada participante pueda pasar ordenadamente y tratar de que todos reciban refrigerios. Es importante que tengan agua, aun cuando no haya refrigerios, y no olvidar tener buenos recipientes de basuras o bolsas donde ir colocando los desperdicios que se generen. De ser posible, tener cafe siempre habrá algún participante o muchos que lo sabrán agradecer (petición particular de la persona que escribe esta publicación)

9.- Actividades complementarias: en caso de tener actividades adicionales como demostraciones, stands, venta de souvenirs, entre otros. Se debe aprovechar el espacio del refrigerio (si lo hay) ya que es el momento en el que todos los participantes salen de la sala de presentaciones, en caso de no tener refrigerios se pudieran cuadrar unos recesos para que los participantes puedan formar parte de estas actividades en las que en muchos casos se le da información adicional del evento (volantes, discos, material POP).

10.- Cierre del evento: en caso que el evento dure un día es importante para este momento tener organizado como sera la entrega de certificados, tener organizados los espacios y dar las informaciones pertinentes. Si el evento es de dos días, se deberá informar a los participantes las horas de inicio del evento el segundo días y las informaciones que consideren adicionales.

10.- Entrega de certificados: es importante organizarlos de manera que sea fácil la búsqueda al momento de la entrega, si se cuenta con un espacio adecuado, la mejor manera es colocarlo por orden alfabético o por numero de cédula. Deben tener habilitado un espacio con equipo(s) e impresora(s) donde harán las correcciones necesarias a los certificados que tengan errores en algún dato.

Finalizado el evento, las respectivas fotos grupales que no deben faltar

CNSL 2 - Coro

Cayapa Canaima 2010 - CNSL 2010

DÍA SIGUIENTE AL EVENTO
Algunas veces este día aun quedan cosas por hacer como organizar el material sobrante, que ademas siempre puede usarse para otros eventos, despedir a algunos ponentes foráneos que tengan retorno al día siguiente, en el caso de algunos eventos reunirse entre organizadores y colaboradores a cuadrar cuentas.
Pero principalmente, hacer un recuento de lo hecho, de lo que se puede mejor, de lo que se puede agregar, después de terminar la organización de un evento por muy cansado que se este o por muchas cosas que hayan pasado siempre queda la frase "el que viene sera mucho mejor".
 Recuerden siempre tratar de hacer una breve reseña en algún blog o página donde se puedan comentar los hechos y los logros obtenidos, mas que para decir 'hice un evento' para decir 'colaboré con la difusión de SL en Venezuela' y si tienen registros fotográficos mucho mejor...

Les recordamos que si tienen alguna consulta, duda o comentario, pueden escribirnos a consulta_friki@kioscofriki.com.ve 
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