martes, 15 de mayo de 2012

Colaboraciones: Organizar Eventos (I Parte)

imagen tomada de la web
Hace unos días una chica me estuvo consultando como hacer para organizar un evento, en vista de esto nos decidimos a escribir una publicación al respecto (Dividido en dos partes, lee la 2da parte aquí), quizás un poco subjetiva porque por supuesto cada quien puede que tenga sus propias ideas de como organizar un evento, pero este pequeño How-To puede ayudarles a tener una noción a aquellos que nunca han organizado alguno... 

Como le comente a esta persona lo primero que se debe hacer, es plantearse ¿qué queremos?, si no tenemos esto lo bastante claro, aparecerán muchos cabos sueltos que luego se pueden escapar de las manos. Estamos claros que así sea para organizar un cumpleaños familiar uno se plantea una serie de pasos a seguir. A continuación voy a presentarles una breve descripción de lo que se debería considerar a medida que va avanzando la organización del evento:


1°) Se debe considerar el Espacio donde se estará realizando el evento, esto sería la base de prácticamente todo, ya que dependiendo del lugar se tienen la cantidad de participantes y el tipo de actividades a realizar (charlas, talleres, demostraciones, entre otros)...

2°) Tener claro cual sera la temática del evento, si irá dirigido a un público específico o a un tema en específico o si abarcará una gama mas amplia de ideas y proyectos, de esta manera se podrá empezar a planificar cuales serán las actividades a realizar...

3°) Empezar a organizar el cronograma de actividades para comenzar con el envío/entrega de invitaciones a los ponentes, invitados especiales y empresas a participar, esto debería hacerse por lo menos tres meses antes de la actividad, para que den las respuestas a tiempo y cuadrar todo lo referente a los ponentes (hospedajes, itinerarios, entre otros)

4°) Verificar que tipo de Patrocinios serán necesarios para el evento, por ejemplo, para hospedaje de ponentes, para refrigerios, para reproducción de material POP, para sonido o mobiliario, entre muchos otros. En el mejor de los caso, un evento puede ser completamente patrocinado. Para esto es importante, tener BIEN claro, qué se va hacer y a quién va dirigido porque ninguna empresa o ente se va a prestar a patrocinar un evento que demuestre poca organización.

5°) Por supuesto ningún evento puede ser organizado por una sola persona, siempre es bueno contar con un grupo de Organizadores/Colaboradores a los que se le puedan asignar actividades tanto previas al evento como durante la ejecución del mismo. 

6°) Y por supuesto, no hay evento si no hay público que asista, y esto sólo se puede dar con una muy buena Promoción del mismo, medios hay muchos: radio, prensa, tv, redes sociales, dirigirse a universidades e institutos educativos, afiches promocionales, entre otros. Hacer un buen uso y una buena combinación de todos ellos puede hacer que sea un evento con mucha participación y por supuesto dependerá del tiempo en que se promocione, no puede ser ni con mucha antelacion, ni muy cercano al evento. En caso de hacerlo con antelación, deberán mantener por mucho tiempo la publicidad para que no se olvide. 

Para los que se están preguntandose por qué me considero en potestad de escribir acerca de cómo organizar un evento, desde el año 2004 he organizado y colaborado en varios eventos de Software Libre a nivel nacional, entre los cuales están: Ciclo de conferencias tendencias actuales en computación (CICTAC) de la Universidad del Zulia, Jornadas Informativas de Software Libre en Paraguaná (JISLP) del GULIP, Congreso Nacional de Software Libre (CNSL) desde el 2do hasta el 7mo aproximadamente, Festival Latinoamericano de Instalación de Software Libre (FLISOL) en diferentes años, Software Freedom Day (SFD) en diferentes años, hubo algunos otros como el CNSL, donde fui Organizadora Nacional Itinerante y además encargada de documentar precisamente lo referente a la organización del evento.

Les recordamos que si tienen alguna consulta, duda o comentario, pueden escribirnos a consulta_friki@kioscofriki.com.ve 

 Y si esta información te ayudó y quieres colaborarnos económicamente puedes hacer tu donación aquí

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